Nota de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Clienți și vizitatori · Cod document: DP-02 · Aprobată la 21.08.2026

1. Despre prezenta Notă de informare

SRL Prodstar Lux, care desfășoară activitatea comercială sub marca Carpet Outlet, denumită în continuare „Compania”, acordă o atenție deosebită protecției vieții private și prelucrării responsabile a datelor cu caracter personal ale persoanelor cu care interacționează.

Prezenta Notă de informare explică modul în care Compania colectează și utilizează datele cu caracter personal ale clienților, potențialilor clienți, persoanelor care solicită informații despre produsele sau serviciile Companiei, destinatarilor comenzilor, persoanelor care formulează reclamații ori solicitări de garanție, precum și ale altor persoane care interacționează cu Compania în contextul activității comerciale obișnuite.

Nota este elaborată în conformitate cu Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal și urmărește să ofere, într-o formă clară și accesibilă, informațiile prevăzute în special de art. 13 al acestei legi.

Prezenta Notă nu constituie un consimțământ. Atunci când o anumită prelucrare necesită consimțământul dumneavoastră, acesta va fi solicitat separat, în mod clar și pentru scopul concret pentru care este necesar.

2. Cine este operatorul datelor dumneavoastră

Operatorul datelor cu caracter personal prelucrate în condițiile prezentei Note este:

• Operator: SRL „PRODSTAR LUX”
• Marca comercială: Carpet Outlet
• IDNO: 1010600042749
• Sediul: mun. Chișinău, str. Grădina Botanică nr. 15
• E-mail: contact@carpetoutlet.md
• E-mail dedicat protecției datelor: privacy@carpetoutlet.md
• Telefon: +373 69 275 042

3. În ce situații putem colecta datele dumneavoastră

Putem prelucra date cu caracter personal atunci când intrați într-unul dintre magazinele noastre și solicitați informații sau asistență, atunci când ne contactați telefonic, prin e-mail, prin formularul disponibil pe website sau printr-un canal oficial de mesagerie, atunci când solicitați o ofertă ori o consultație referitoare la produse, când plasați o comandă, solicitați livrarea unui produs, efectuați sau confirmați o plată, solicitați documente comerciale, formulați o reclamație, solicitați exercitarea unui drept de garanție ori comunicați cu noi în legătură cu o achiziție.

Date pot fi prelucrate și atunci când solicitați o vizionare sau consultație video privind produsele noastre.

În anumite situații, o comandă poate fi plasată de o persoană în beneficiul sau pentru livrarea către o altă persoană. În acest caz, putem primi numele, numărul de telefon și adresa destinatarului de la persoana care efectuează comanda. Atunci când acest lucru este necesar, vom asigura informarea destinatarului în conformitate cu cerințele aplicabile datelor care nu au fost obținute direct de la persoana vizată.

4. Ce categorii de date putem prelucra

Datele pe care le prelucrăm depind de natura interacțiunii dumneavoastră cu noi. Nu colectăm în mod automat toate categoriile de date descrise mai jos, ci numai informațiile necesare situației concrete.

În cazul unei solicitări de informații sau al unei comunicări cu Compania, putem prelucra numele și prenumele, numărul de telefon, adresa de e-mail, conținutul mesajului ori solicitării, produsele care vă interesează și informațiile pe care decideți să ni le comunicați în cursul conversației.

Atunci când plasați o comandă, pe lângă datele de contact, putem prelucra informații privind produsele comandate, cantitatea, valoarea comenzii, metoda de achitare, data și locul achiziției, magazinul prin care a fost gestionată comanda, statutul acesteia și alte informații necesare executării raportului contractual.

Dacă solicitați livrarea, putem prelucra numele și prenumele persoanei de contact sau ale destinatarului, numărul de telefon, adresa de livrare, informațiile necesare identificării locului de livrare și alte instrucțiuni pe care ni le comunicați în mod rezonabil pentru executarea livrării.

Pentru emiterea documentelor contabile sau fiscale putem prelucra datele a căror colectare este impusă ori permisă de legislația aplicabilă. În cazul persoanelor fizice, vom solicita IDNP-ul, date din actul de identitate sau alte informații suplimentare dacă acestea sunt necesare pentru documentul ori obligația concretă care trebuie îndeplinită.

În cazul reclamațiilor, solicitărilor de garanție sau altor cereri post-vânzare putem prelucra datele de identificare și contact, informațiile privind produsul și tranzacția, bonul, factura sau altă dovadă a achiziției, descrierea problemei, corespondența purtată cu dumneavoastră, documentele sau fotografiile pe care ni le transmiteți pentru demonstrarea situației și informațiile privind modul de soluționare a cererii.

Dacă efectuați plata prin intermediul unui instrument bancar, putem prelucra informațiile privind efectuarea și confirmarea tranzacției pe care le primim în mod legitim de la banca sau furnizorul serviciului de plată.

În cursul interacțiunilor cu personalul nostru este posibil să ne comunicați voluntar și alte informații. Vă recomandăm să nu ne transmiteți date cu caracter personal care nu sunt relevante pentru solicitarea dumneavoastră, în special copii ale documentelor de identitate, date privind sănătatea, informații financiare detaliate sau alte date cu caracter sensibil, dacă acestea nu sunt necesare situației concrete și nu v-au fost solicitate în mod justificat.

5. În ce scopuri utilizăm datele și care sunt temeiurile juridice

5.1. Răspunsul la solicitări și oferirea informațiilor solicitate

Atunci când ne contactați pentru a solicita informații despre produsele disponibile, prețuri, caracteristici, stocuri, condiții de cumpărare, livrare sau alte aspecte comerciale, utilizăm datele pe care ni le furnizați pentru a analiza solicitarea și a vă răspunde, în sensul art. 6 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 195/2024

Pentru comunicările generale, prelucrarea poate fi justificată și de interesul legitim al Companiei de a gestiona solicitările adresate activității sale, de a comunica cu persoanele interesate și de a asigura funcționarea corespunzătoare a serviciului de relații cu clienții, în condițiile art. 6 alin. (1) lit. f) din Legea nr. 195/2024.

5.2. Încheierea și executarea contractului de vânzare

Atunci când cumpărați un produs sau plasați o comandă, prelucrăm datele necesare pentru înregistrarea și confirmarea comenzii, verificarea disponibilității produsului, pregătirea acestuia, comunicarea cu dumneavoastră și îndeplinirea celorlalte obligații care decurg din raportul contractual.

Temeiul juridic al acestor operațiuni îl constituie necesitatea executării contractului la care sunteți parte, conform art. 6 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 195/2024.

5.3. Organizarea livrării

Atunci când solicitați livrarea produselor, folosim numele, datele de contact, adresa și informațiile aferente comenzii pentru programarea și efectuarea livrării, comunicarea cu dumneavoastră sau cu destinatarul și gestionarea eventualelor situații apărute în cursul transportului.

Această prelucrare este necesară pentru executarea contractului și se bazează pe art. 6 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 195/2024.

În măsura în care livrarea este efectuată de un prestator extern, îi vom comunica numai datele necesare prestării serviciului respectiv.

5.4. Evidența contabilă, fiscală și îndeplinirea obligațiilor prevăzute de lege

Compania este obligată să țină anumite evidențe și să emită, păstreze sau prezinte documente în conformitate cu legislația fiscală, contabilă, privind protecția consumatorilor și cu alte norme aplicabile activității sale.

În aceste situații, prelucrarea datelor se întemeiază pe necesitatea respectării unei obligații legale aplicabile Companiei, potrivit art. 6 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 195/2024.

5.5. Garanții, reclamații și soluționarea solicitărilor post-vânzare

Dacă ne contactați pentru exercitarea unui drept de garanție, pentru returnarea unui produs, pentru formularea unei reclamații sau pentru soluționarea unei alte probleme aferente unei achiziții, vom utiliza datele relevante pentru verificarea situației, comunicarea cu dumneavoastră și soluționarea cererii.

În funcție de natura concretă a solicitării, prelucrarea poate fi necesară pentru executarea contractului, pentru respectarea unei obligații legale sau pentru interesul legitim al Companiei de a documenta și soluționa corespunzător pretențiile și reclamațiile.

5.6. Prevenirea fraudelor, a abuzurilor și protejarea drepturilor Companiei

În măsura necesară și proporțională, putem păstra și utiliza anumite informații pentru prevenirea fraudelor, verificarea unor operațiuni contestate, investigarea unor incidente, gestionarea litigiilor, constatarea, exercitarea ori apărarea unor drepturi în fața instanțelor de judecată, autorităților sau altor organisme competente.

Aceste operațiuni se bazează, de regulă, pe interesul legitim al Companiei de a-și proteja patrimoniul și drepturile, de a preveni fraudele și de a putea demonstra modul în care a fost executat un raport comercial, în condițiile art. 6 alin. (1) lit. f) din Legea nr. 195/2024.

Datele păstrate în acest scop vor fi limitate la cele relevante pentru situația concretă și nu vor fi utilizate ulterior pentru scopuri incompatibile.

5.7. Marketing și comunicări comerciale facultative

În măsura în care vă oferim posibilitatea de a vă abona la newsletter sau de a primi mesaje promoționale prin e-mail, SMS ori alte canale, datele necesare unei asemenea comunicări vor fi utilizate numai în baza unui temei juridic corespunzător.

Atunci când temeiul este consimțământul, acesta va fi solicitat separat și posibilitatea de a cumpăra produse, de a solicita o ofertă sau de a beneficia de serviciile Companiei, nu vor fi condiționate de acordarea lui.

Puteți retrage consimțământul sau vă puteți opune comunicărilor de marketing în orice moment, fără ca acest lucru să afecteze achizițiile sau raporturile contractuale existente.

Prezenta Notă nu reprezintă, prin ea însăși, consimțământul dumneavoastră pentru marketing.

6. Furnizarea obligatorie sau facultativă a datelor

În majoritatea situațiilor, dumneavoastră decideți dacă doriți să ne contactați sau să achiziționați produsele noastre. Odată ce solicitați încheierea ori executarea unei anumite operațiuni, unele date devin însă necesare pentru realizarea acesteia.

De exemplu, dacă solicitați livrarea unui produs, nu vom putea efectua în mod normal livrarea fără o adresă și fără o modalitate rezonabilă de contact. În mod similar, anumite informații pot fi obligatorii pentru emiterea unui document fiscal sau pentru îndeplinirea unei cerințe legale.

Atunci când un câmp este facultativ, acest lucru trebuie să rezulte din formular sau din context. Refuzul de a furniza date care nu sunt necesare nu trebuie să împiedice accesul la produsul ori serviciul solicitat.

7. De unde obținem datele dumneavoastră

În majoritatea cazurilor, datele sunt obținute direct de la dumneavoastră, atunci când ne contactați, plasați o comandă, solicitați livrarea, completați un formular sau comunicați cu personalul nostru.

În anumite situații, informațiile pot proveni de la persoana care plasează o comandă în numele dumneavoastră sau solicită livrarea unui produs către dumneavoastră, de la un prestator implicat în executarea contractului ori de la o instituție financiară care confirmă efectuarea unei plăți.

Dacă primim date despre dumneavoastră de la o altă persoană și prelucrarea nu intră într-o excepție prevăzută de lege, vom asigura informarea corespunzătoare în termenul și condițiile stabilite de Legea nr. 195/2024.

8. Cui putem comunica datele dumneavoastră

Compania nu comercializează bazele de date ale clienților și nu divulgă informațiile către terți fără existența unui scop și a unui temei juridic.

Totuși, pentru desfășurarea activității pot exista situații în care anumite date trebuie comunicate sau puse la dispoziția unor prestatori ori destinatari.

În cazul livrărilor, datele necesare pot fi comunicate transportatorului sau prestatorului logistic care efectuează livrarea. Volumul informației transmise va fi limitat la ceea ce este necesar pentru identificarea comenzii, contactarea destinatarului și predarea produselor.

Date pot fi accesate de furnizorii de servicii IT, hosting, mentenanță, CRM, servicii de comunicare ori alte servicii tehnice, atunci când aceștia furnizează infrastructura necesară Companiei. În situațiile în care prestatorul prelucrează date în numele Companiei, relația va fi reglementată în conformitate cu art. 28 din Legea nr. 195/2024, inclusiv prin obligații contractuale privind confidențialitatea, securitatea, utilizarea subprocesatorilor, asistența acordată Companiei și ștergerea sau returnarea datelor.

Datele relevante pot fi accesibile furnizorilor de servicii contabile, auditorilor, consultanților juridici sau altor specialiști, în limitele necesare îndeplinirii atribuțiilor lor și cu respectarea obligațiilor de confidențialitate aplicabile.

În cadrul operațiunilor de plată, băncile, instituțiile financiare, prestatorii serviciilor de plată sau operatorii infrastructurii de plată pot prelucra anumite informații în calitate proprie și în conformitate cu obligațiile lor legale.

Atunci când legea ne obligă sau când există o solicitare valabilă emisă în limitele competențelor legale, datele pot fi comunicate autorităților publice, organelor fiscale, organelor de drept, instanțelor de judecată, executorilor judecătorești sau altor autorități competente.

În cazul unui litigiu sau al necesității de a proteja drepturile Companiei, informațiile relevante pot fi comunicate avocaților, experților, instanțelor, autorităților sau altor participanți legitimi la procedura respectivă.

Accesul intern la date este, de asemenea, limitat. Faptul că o persoană este angajată a Companiei nu îi conferă dreptul de a accesa toate datele clienților. Accesul se acordă în funcție de atribuțiile concrete și de necesitatea profesională de a cunoaște informația respectivă.

9. Transferurile datelor în afara Republicii Moldova

Compania verifică locația furnizorilor și a infrastructurii tehnice utilizate pentru prelucrarea datelor. Utilizarea unui serviciu electronic poate implica, în anumite situații, stocarea sau accesarea datelor din afara Republicii Moldova, chiar dacă serviciul este utilizat de personalul nostru din Republica Moldova.

În fiecare asemenea situație, Compania verifică legalitatea transferului și aplică mecanismul juridic corespunzător prevăzut de Legea, inclusiv, după caz, o decizie privind nivelul adecvat de protecție, garanții corespunzătoare ori clauzele contractuale aplicabile.

10. Cât timp păstrăm datele

Durata păstrării depinde de scopul pentru care datele au fost colectate, de natura raportului cu dumneavoastră și de obligațiile legale aplicabile.

Solicitările comerciale care nu se finalizează printr-o achiziție vor fi păstrate numai atât timp cât este rezonabil necesar pentru gestionarea solicitării și a eventualelor reveniri aferente acesteia, conform termenului stabilit în Tabelul de retenție al Companiei. În lipsa unui motiv concret pentru o păstrare mai îndelungată, aceste date vor fi eliminate după expirarea termenului intern aprobat pentru solicitările comerciale nefinalizate.

Datele aferente comenzilor și raporturilor contractuale vor fi păstrate pe durata necesară executării contractului, soluționării eventualelor obligații postcontractuale și, în măsura relevantă, pe durata în care pot fi formulate sau apărate pretenții legate de raportul respectiv.

Documentele financiar-contabile și fiscale vor fi păstrate pentru termenele obligatorii stabilite de legislația aplicabilă.

Datele aferente unei reclamații, garanții sau unui litigiu vor fi păstrate până la soluționarea definitivă a situației și, dacă este necesar, până la expirarea termenului în care soluția sau raportul juridic poate genera pretenții ori obligații suplimentare.

Datele utilizate pentru marketing pe baza consimțământului vor fi utilizate până la retragerea consimțământului sau până la încetarea scopului pentru care acesta a fost acordat. Informațiile strict necesare pentru demonstrarea existenței ori retragerii consimțământului pot fi păstrate ulterior în măsura necesară demonstrării conformității.

Dacă anumite informații devin necesare pentru un litigiu, control, investigație sau pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept, ștergerea poate fi suspendată temporar numai pentru informațiile relevante și numai pentru perioada în care această necesitate subzistă.

Termenele operaționale concrete sunt stabilite și administrate prin Politica și Tabelul de retenție ale Companiei, elaborate în aplicarea principiului limitării stocării prevăzut de Legea nr. 195/2024.

11. Cum protejăm datele dumneavoastră

Compania aplică măsuri tehnice și organizatorice concepute pentru a proteja datele împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării, distrugerii sau divulgării nelegitime.

În funcție de natura sistemului și de riscurile asociate, aceste măsuri includ controlul accesului în funcție de atribuțiile profesionale, utilizarea conturilor individuale, protecția echipamentelor și sistemelor informatice, gestionarea drepturilor de acces, backup, actualizări de securitate, protejarea documentelor fizice și instruirea personalului care prelucrează date.

Angajații și persoanele care lucrează sub autoritatea Companiei pot prelucra datele numai potrivit atribuțiilor lor și instrucțiunilor primite și sunt supuși obligațiilor de confidențialitate.

În relația cu furnizorii care prelucrează date în numele nostru, evaluăm garanțiile oferite de aceștia și introducem obligațiile contractuale prevăzute de legislație.

12. Supravegherea video în magazine

Anumite magazine și spații ale Companiei sunt supravegheate video în scopul protejării persoanelor și bunurilor, prevenirii și investigării incidentelor și apărării intereselor legitime ale Companiei.

Supravegherea video constituie o operațiune distinctă de prelucrare și este reglementată printr-o Notă de informare CCTV separată, disponibilă în spațiile monitorizate și, după caz, online.

Înainte de intrarea într-o zonă supravegheată video, persoanele sunt informate prin semnalistica specifică.

13. Campanii promoționale, tombole și concursuri

Dacă participați la o tombolă, concurs, campanie cu premii sau altă acțiune promoțională organizată de Companie, datele aferente participării vor fi prelucrate în conformitate cu regulamentul campaniei și cu nota de informare specifică acesteia.

14. Drepturile dumneavoastră

Legea nr. 195/2024 vă conferă o serie de drepturi privind datele cu caracter personal. Exercitarea unui drept depinde de circumstanțele concrete ale prelucrării și, în anumite cazuri, de temeiul juridic pe care aceasta se bazează.

Aveți dreptul să solicitați confirmarea faptului dacă prelucrăm sau nu date care vă privesc și, dacă prelucrarea există, să obțineți acces la acestea și la informațiile prevăzute de lege.

Dacă datele pe care le deținem sunt inexacte sau incomplete, aveți dreptul să solicitați rectificarea sau completarea lor.

În situațiile prevăzute de lege, puteți solicita ștergerea datelor. Acest drept nu este însă absolut. De exemplu, Compania poate fi obligată să păstreze anumite documente pentru respectarea unei obligații legale sau poate avea nevoie de anumite informații pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept.

În condițiile prevăzute de lege, puteți solicita restricționarea prelucrării, caz în care datele vor fi păstrate, dar utilizarea lor va fi limitată potrivit condițiilor legale aplicabile.

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ sau pe executarea unui contract și este efectuată prin mijloace automatizate, puteți beneficia, în condițiile legii, de dreptul la portabilitatea datelor.

Atunci când prelucrarea se bazează pe interesul legitim al Companiei, aveți dreptul să vă opuneți prelucrării, din motive legate de situația dumneavoastră particulară. În urma opoziției, vom înceta prelucrarea, cu excepția cazului în care putem demonstra existența unor motive legitime și imperioase care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră sau dacă prelucrarea este necesară pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept.

În ceea ce privește marketingul direct, vă puteți opune în orice moment utilizării datelor în acest scop. După exercitarea opoziției, datele nu vor mai fi utilizate pentru marketing direct.

Dacă o prelucrare se bazează pe consimțământul dumneavoastră, aveți dreptul să îl retrageți în orice moment. Retragerea consimțământului produce efecte pentru viitor și nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal al Republicii Moldova, dacă considerați că prelucrarea datelor dumneavoastră încalcă legislația privind protecția datelor.

15. Cum vă puteți exercita drepturile

Pentru exercitarea drepturilor sau pentru întrebări privind modul în care vă prelucrăm datele ne puteți contacta la:

• E-mail: privacy@carpetoutlet.md
• Adresă poștală: mun. Chișinău, str. Grădina Botanică nr. 15
• Telefon pentru informații: +373 69 275 042

Puteți depune cererea și în unul dintre magazinele noastre, caz în care aceasta va fi transmisă persoanei responsabile de protecția datelor.

Vom răspunde cererilor în termenul stabilit de lege, în principiu în cel mult o lună de la primirea acestora. În situațiile în care legea permite prelungirea termenului din cauza complexității ori numărului solicitărilor, vă vom informa despre prelungire și motivele acesteia.

Pentru a proteja datele împotriva divulgării unei alte persoane, putem solicita informații suplimentare atunci când avem îndoieli rezonabile privind identitatea solicitantului. Nu solicităm însă, ca regulă generală, copia actului de identitate pentru fiecare cerere. Verificarea va fi realizată printr-o metodă proporțională cu natura informațiilor solicitate și cu riscul divulgării.

Exercitarea drepturilor este, în principiu, gratuită, sub rezerva situațiilor excepționale prevăzute de lege pentru cereri vădit nefondate sau excesive.

16. Decizii automatizate și profilare

În cadrul operațiunilor comerciale obișnuite descrise de prezenta Notă, Compania nu va adopta în privința dumneavoastră o decizie bazată exclusiv pe prelucrare automatizată care produce efecte juridice sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă fără respectarea condițiilor și garanțiilor prevăzute de Legea nr. 195/2024.

În cazul în care, în viitor, Compania va introduce un proces de profilare sau de luare automatizată a deciziilor pentru care legea impune informarea persoanei vizate, veți primi în prealabil informațiile suplimentare prevăzute de lege, inclusiv informații relevante privind logica utilizată și consecințele preconizate ale prelucrării.

Informații specifice utilizării website-ului sunt disponibile în Politica de confidențialitate, iar utilizarea cookie-urilor în Politica privind cookie-urile.